מה זה PEO ומה חשיבותו דווקא בימי הקורונה

בכל חברה גדולה, אנשי צוות משאבי האנוש עשויים למצוא עצמם מוצפים בטיפול בשכר, הטבות או באין ספור נושאים בהם עסוק גוף משאבי האנוש בארגון. כמו כן, לא כל עובדי משאבי האנוש מתמצאים כהלכה בנושאי שכר והטבות. הם אינם מסוגלים לבצע עבודה זאת בצורה שתמשוך עובדים טובים, או חסרים את הידע הנדרש כדי לשמור על החברה ברמת תקנות הציות (compliance) המשתנות ללא הרף, בין אינספור אתגרי משאבי אנוש אחרים. תקנות הציות דורשות עבודה מול הרשויות השונות, בעיקר שלטונות המס והמשפט וטעויות כאן עלולות לגרום לנזקים לא מועטים, שלא לדבר על הליכים משפטיים כאלו ואחרים.

כאן נכנס לעזרה המושג הנקרא בעולם ,(Professional Employment Organization PEO) ארגון העסקה מקצועי.

PEO הוא מעסיק משותף, חברה המספקת שירותי משאבי אנוש מקיפים, כגון עיבוד שכר, ניהול הטבות, ציות לתקנות, הגשת דו"חות חודשיים/שנתיים לרשויות, גיוס עובדים והדרכה, טיפול בעובדים זרים מהצד המנהלי כגון רישיונות עבודה, שכר (Expatriates) ועוד. בעיקרון, PEO מתפקד כמחלקת משאבי אנוש במיקור חוץ של החברה, ומספק גישה לשירותי מומחה ושירותים אחרים במחירים סבירים שהחברה לא יכולה לטפל בהם בכוחות עצמה. ההסכם שייחתם  בין החברה ל – PEO  יקבע את הנושאים בהם יטפל ה-PEO.

אך הדגש המרכזי בפעילות זאת הוא בד"כ על נושאי שכר והטבות וכל הכרוך בהם ופחות בטיפול בנושאים הרכים יותר של משאבי אנוש כגון גיוס או טיפול אישי בצרכים השונים של העובדים.

אחד הנושאים המרכזיים לטיפול ע"י PEO למשל, הוא כאשר חברה זרה שאין לה רישום של ישות משפטית בישראל חייבת מסיבותיה היא לגייס עובדים (ישראלים/מקומיים או גם מומחים זרים) ולהעסיקם בישראל, כמובן תוך שמירה על חוקי המס והעבודה הנדרשים כאן.

בעידן הקורונה והניסיונות לצמצום בניוד עובדים, גם כל חברה ישראלית שיש לה צורך בפעילות עסקית בכל מדינה שהיא בעולם, אבל אין לה שם ישות משפטית, יכולה להיעזר בשירותי PEO   וכך להימנע מניוד עובדים יקרים מישראל וכמובן את הצורך ברישום ישות משפטית במדינה הזרה לצורך העסקת העובד/ים.

חברות ה – PEO  השונות (שבמקרים רבים מקיימות ביניהן רשתות או קשר מקצועי וכך יכולות לסייע ללקוחות בארצות רבות) יכולות להציע שירותים כאלה מכיוון שהן שותפות עסקיות עם החברות שמעסיקות אותן. קשר שיתוף הפעולה וחוזה -עסקי זה מאפשר ל- PEO לקחת על עצמו אחריות רבה יותר מהמעסיקים מאשר מה שניתן להשיג באמצעות סוגים מסוימים של מיקור חוץ "רגיל" למשאבי אנוש.

צורת העסקה משותפת זאת מאפשרת לארגוני ה PEO – להעסיק עובדים ממספר חברות קטנות יותר כדי להציע שירותים והטבות באותה מידה כמו חברה או ארגון גדול, וכתוצאה מכך מחירים טובים יותר בביטוח הבריאות, תגמול עובדים, ביטוחים שונים ושירותים אחרים הנחוצים לעובדים.

כשותף אסטרטגי, PEO יכול גם לקחת על עצמו סיכונים משותפים של מעסיקים. לדוגמה, PEO יכול להבטיח שלפיטורי עובדים יש יסודות משפטיים וכלים לפתור מחלוקות, והוא עשוי לספק הגנה נוספת לארגון העומד בפני תביעה של עובדים.

לעומת זאת, חברות העוסקת ב – Payroll , למשל, אינן מעסיקים משותפים; הם ספקי שירותים עצמאיים. למרות שהם מעבדים שכר ומגישים דו"חות מיסים ממשלתיים בשמו של הלקוח, עובדי הלקוח אינם הופכים לעובדי הספק, ולכן הם אינם חולקים סיכון באותה צורה כמו PEO. הם פועלים בשם לקוחותיהם כדי לספק יעילות רבה יותר באחד מתהליכי ה- HR שלהם.

מה תפקיד החברה עם PEO?

כאשר חברה משתפת פעולה עם PEO, החברה ממשיכה לשלוט על פעילותה ועל תפקידיהם של העובדים, בעוד ה - PEO לוקח על עצמו את אחריות  המעסיק הקשורה להעסקת העובדים, כגון שכר, הטבות, והעברת מס, כמפורט בהסכם שירות.

מנקודת המבט של העובדים, לרוב, הם רק יראו את שם ה- PEO על תלושי המשכורת שלהם ובתקשורת וניירת הקשורים למשאבי אנוש.

מה מספקים שירותי PEO ?

כל PEO שונה מבחינת הצעות השירות הספציפיות שלו והגמישות להתאמה אישית לצרכי הלקוח. ארגון ה - PEO עשוי להציע את השירותים הבאים:

• הטבות עובדים, עם גישה למגוון רחב יותר ואיכות הטבות גבוהה יותר ממה שארגון קטן עד בינוני יכול להשיג בכוחות עצמו, החל מרפואה וטיפול בשיניים וכלה בסיוע חינוכי.
• עיבוד שכר כולל תאימות שכר ושמירת רשומות כנדרש בחוק.
• ניהול פיצויים של עובדים (בארה"ב).
• סיוע בתאימות, עם גישה למומחים אשר מטבע הדברים מעודכנים בפרטי חוקי העבודה ודרישות התעסוקה המשתנות תדיר.
• ניהול משאבי אנוש, תמיכה באנשי משאבי אנוש בחברה עם מגוון שירותים, כולל ניהול התחייבויות מעביד, הפחתת סיכונים, סיוע בסיום, ניהול חופשה, או סוגים אחרים של שירותים.
• הכשרה ופיתוח עובדים, גיוס והעסקה.
• תכנון HR אסטרטגי, כמו תכנון כיצד למשוך כישרונות לחברה ולנהל עלויות HR.

למרות ש- PEOs מציעים שירותים רבים, לקוחות יכולים בדרך כלל לבחור רק את השירותים שהם צריכים ובכך להוזיל את עלות שירותי ה- PEO.

החסרונות של שימוש ב- PEO

למרות שיש יתרונות רבים של שימוש ב- PEO, ישנם גם כמה חסרונות, כגון:

• חוסר אפשרות לנהל בחירות מסוימות. אם עובדי החברה מרוצים מספק ההטבות הנוכחי שלהם, אך ה - PEO רוצה לשנות תוכניות, אין לחברה הרבה מה לעשות בעניין, מכיוון שה - PEO שולט בבחירות הללו.
• שינויים לא צפויים. אם ה - PEO, כחברה משלה, תחליט שחברת השותף שלה היא בעלת אחריות גדולה מדי, היא יכולה להעביר אותה בחברה לקטגוריית סיכון גבוהה יותר, ולהפוך את מחיר השירותים שלה לגבוה יותר.
• סוגיות בתזרים מזומנים. PEO רשאי לבקש תשלומים מסוימים כמקדמה כדי לעמוד בתאריכים הקבועים שלהם, וזה עלול להשפיע על תזרים המזומנים של החברה השותפה בדרכים בלתי צפויות.
• סיכון פיננסי פוטנציאלי. מכיוון שה- PEO הופך להיות מעסיק משותף לכוח העבודה של החברה, החברה עדיין שומרת על אחריות משפטית מסוימת של אחריות המעסיק (כגון דיווח על תביעות אבטלה). אם היא עוברת ביקורת (מצד הרשויות למשל), החברה עדיין יכולה להיקנס בגין אחריות תעסוקה מסוימת, גם אם היא עובדת עם PEO.

EOR: אלטרנטיבה ל- PEO

אם ארגון אינו מעוניין לעסוק בהסדר שיתוף פעולה, או שהוא אינו מעוניין במיקור חוץ מלא של כל תפקידיו  בתחום משאבי אנוש בשת"פ ((PEO, שותפות עם חברה המספקת שירותי מעסיק   Employer of Record (EOR)  עשויה להיות בחירה יותר טובה יותר.

EOR מציעה שירותים מסוימים הדומים ל- PEO. אבל EOR הופך להיות המעסיק החוקי המלא (לא מעסיק שותף) של עובדים המשולמים בשכר של ה – EOR . הארגון  מטפל בשכר, מיסים, עמידה בשכר, ניהול הטבות, דיווח על תביעות אבטלה ומשימות קשורות.

הבחנה זו רלוונטית, במיוחד כאשר הארגון מתרחב למדינות נוספות  מכיוון שחוקי  התעסוקה  ותקנות התעסוקה הופכים מורכבים יותר עבור חברות הפועלות מעבר לגבולות ארצן המקורית. אם חברה עובדת עם PEO, על החברה עדיין חלה החובה לקבוע את מספר העובדים להם היא זקוקה במדינה זו או אחרת עם כל הכרוך בכך (רישיונות עבודה, או כללי העסקה מקומיים וכו'). לעומת זאת, אם כבר הוקם שותף EOR של חברה מסוימת במדינה זו או אחרת, החברה (הלקוחה) יכולה להעסיק עובדים במדינות אלה באופן חוקי באמצעות ה- EOR מכיוון שהחברה אינה נושאת באחריות של שיתופי פעולה. בדרך כלל ה – EOR  עשוי למצוא ביתר קלות עובדים במדינה בה הוא פועל לטובת החברה הלקוחה שיושבת מן הסתם במדינה אחרת.

שתי שיטות העבודה האלו מקלות מאוד על חברות קטנות ובינוניות ואף גדולות שלא תמיד רוצות להקים ישות משפטית במדינה זו או אחרת או רוצות להוריד מעצמן חלק ממעמסת ניהול משאבי האנוש.

בתקופה קשה זו בה אנו חיים, סידורים אלו מקלים בכל זאת על ניוד מומחים או העסקת מומחים ביתר קלות מבלי להזדקק לכל העומס הביורוקרטי והעלויות הכבדות (עורכי דין, יועצי מס, רואי חשבון וכו') וכן חסכון בהתמודדות עם כל מגבלות הקורונה שמקשות מאוד על כניסת עובדים זרים למדינות השונות.

חברתנו עוסקת בנושא כבר שנים רבות ובעבר למשל שרתה כמה חברות ישראליות בתחומי האיחוד האירופי בשת"פ עם חברה בלגית בתחום (אז עוד לא השתמשו בשמות של ימינו...).

אנו קשורים עם מספר רשתות ויכולים לספק את השרות הזה לא רק בישראל אלא גם בארה"ב, אירופה, אסיה ואפריקה.